Frågor och svar om Västtrafiks företagstjänst

Ett biljetterbjudande gör det möjligt för resenärer att köpa biljetter med företagsfaktura i appen Västtrafik To Go, enligt de begränsningar du som administratör har satt i biljetterbjudandet.

Så här gör du för att skapa ett biljetterbjudande:

1. Gå till fliken Biljetter och klicka på Biljetterbjudande To Go. 
2. Välj biljettyp och zon.
3. Välj vilka begränsningar du vill ha för erbjudandet (till exempel max antal köp per vecka, månad eller år).
4. Ange start- och slutdatum.
5. Välj vilken typ av erbjudande du vill skapa. Du kan välja personalförmån eller tjänsteresa.
6. Välj ett namn för erbjudandet. Namnet visas för resenären i appen.
7. Klicka på Nästa och välj vilka resenärer som ska kunna ta del av erbjudandet. 

Tips! Du kan lägga till flera biljettyper i samma erbjudande genom att klicka på Lägg till ytterligare biljett.

Du väljer begränsningar utifrån hur era medarbetare reser. Följande begränsningar kan väljas:

• Biljettyp och zoner
• Max antal köp (till exempel två per dag, 20 per månad, eller tre per år)
• Vuxen eller ungdomsbiljetter
• Giltighetstid (datum för när köp kan göras i appen)

Om du inte sätter några begränsningar kan resenären själv köpa biljetter vid behov. Ni kan enkelt följa upp hur era medarbetare reser genom att välja att de ska ange syfte med resan vid biljettköpet.

Resenären får en notis när hen läggs till som företagsresenär, men inte när ett nytt biljetterbjudande skapas. För att kunna välja företagsfaktura som betalalternativ måste resenären själv gå in och köpa biljett i appen.

Om resenären inte kan välja betalalternativet företagsfaktura kan du som administratör kontrollera att: 

• Resenären är tillagd på erbjudandet med rätt biljettyp
• Erbjudandet är aktivt och inte har passerat slutdatum
• Begränsningarna för erbjudandet (till exempel max antal köp) inte är uppnådda 

Om resenären fortfarande inte kan välja betalalternativet företagsfaktura kan du även kontrollera att hen:

• Är inloggad i appen Västtrafik To Go
• Har valt rätt biljettyp och zon

Vid problem med kontot kan resenären kontakta Västtrafiks kundservice.

Ja, men vi rekommenderar att resenären användaren sin privata mobil. Eftersom kontot i Västtrafik To Go är kopplat till resenärens personnummer kan man bara vara inloggad på en enhet åt gången. Periodbiljetter kan flyttas till en ny enhet max två gånger inom 30 dagar.

För resor till grannlän krävs en länsöverskridande biljett. Så här gör du för att skapa ett biljetterbjudande utanför Västra Götalandsregionen:

• Skapa ett biljetterbjudande för enkelbiljetter
• Under Biljettyp väljer du Länsöverskridande enkel
• Under Zon väljer du Länsöverskridande

Priset beräknas utifrån den specifika resan. Resenären söker upp sin resa i appen Västtrafik To Go och kan sedan genomföra köpet med företagsfaktura.

Ja, om resan görs tillsammans kan en resenär köpa biljetter åt hela sällskapet. För enkelbiljetter kan flera biljetter köpas samtidigt. För dygnsbiljetter gäller en biljett per köp, förutsatt att erbjudandet tillåter antalet köp som görs.

Som administratör kan du spärra och ersätta kortet i företagstjänsten. Så här gör du:

• Klicka på Biljetter och Västtrafikkort
• Sök upp medarbetaren, klicka på kortraden och välj Spärra och ersätt
• Fyll i leveransadress och välj Spärra och ersätt 

Om du bara vill spärra kortet avmarkerar du rutan för ersättningskort.

Resenären kan också själv ersätta kortet via: 

• Mitt konto
• Västtrafiks kundcenter i Göteborg (med legitimation)
• Västtrafiks kundservice för privatpersoner

Ja, för att kunna köpa biljetter via företagstjänsten behöver resenären ha ett personligt konto i appen Västtrafik To Go. Kontot kopplas via företagstjänsten ihop med resenärens personnummer eller samordningsnummer och därför är det obligatoriskt att ange dessa uppgifter.

Det går även att beställa Västtrafikkort till personer som inte registreras som resenärer. I dessa fall anger ni ett kortnamn istället för personnummer i beställningen.

Det är tyvärr inte möjligt att registrera resenärer med skyddad identitet i företagstjänsten, vilket betyder att digitala biljetter inte kan beställas.

För resenärer med skyddad identitet kan ni istället beställa Västtrafikort. Så här fungerar det:

• Beställ periodkort via företagstjänsten. Ange ett alias som kortnamn istället för personnummer.
• Beställ kontoladdningskort för enkelresor. Kontoladdningskort och värdecheckar beställs på Västtrafiks hemsida.

När en resenär slutar kan du arkivera personen i företagstjänsten. Så här gör du: 

• Klicka på papperskorgen på resenärens profil
• Resenären arkiveras och raderas automatiskt efter 90 dagar
• Resenären kopplas bort från biljetterbjudanden och kan inte göra fler köp via företagsfaktura

Aktiva biljetter eller Västtrafikkort påverkas inte och fungerar att resa med som vanligt. Däremot påverkas eventuell registrering av Västtrafikkort, som nu endast kommer vara registrerat på företaget och inte på resenären.

Startdatum

Kan användas för att förbereda inför en medarbetares anställningsstart. Resenären kan tilldelas erbjudanden, men kan nyttja det först från startdatumet. 

Arkiveringsdatum

Kan användas inför att en medarbetare slutar eller vid visstidsanställning.  Resenären flyttas till arkivet och raderas automatiskt efter 90 dagar. Under dessa 90 dagar kan du återställa resenären med tillhörande erbjudanden och Västtrafikkort. Aktiva biljetter eller Västtrafikkort påverkas inte  

Inställningarna för startdatum och arkiveringsdatum är valbara och du kan när som helst ändra eller ta bort datumen.

Västtrafik fakturerar per vecka och fakturamärkning. På fakturan framgår: 

• Fakturaunderlagsnummer 
• Enhetsnamn 
• Fakturamärkning 
• Biljettyp, antal och pris

Köpvillkor företagskunder

Resenärens namn visas inte på fakturan, men du kan se vem som köpt biljetten i företagstjänsten under fliken Fakturaunderlag. Där kan du se och ladda ner historik för köp som gjorts via appen kopplat till era erbjudanden. På fakturan finns ett fakturaunderlagsnummer som går att matcha mot fakturaunderlaget. 
 
Om du har valt att inkludera en fakturaspecifikation som bilaga till fakturan visas viss informationen även där.

Fakturaspecifikationen är en PDF som skickas automatiskt som bilaga till fakturan. Den innehåller kompletterande information som till exempel:

• Vem som köpt vilken biljett
• När köpet gjordes
• Eventuellt syfte vid tjänsteresa 

Bra att veta om fakturaspecifikationen

• Inställningen gäller för alla enheter inom organisationen.
• Fakturaspecifikationen kan innehålla personuppgifter och behöver hanteras med särskild försiktighet.

Fakturaspecfikationen är en inställning som organisationsadministratören behöver aktivera på följande sätt:

1. Klicka på enhetsnamnet till höger och välj Organisation.
2. Bocka i alternativet för att inkludera fakturaspecifikationen. 

Bra att veta om fakturaspecifikationen

Inställningen gäller hela organisationen och inte bara en enskild enhet. 
Om du är enhetsadministratör och vill inkludera fakturaspecifikationen, kontakta en organisationsadministratör som kan aktivera inställningen.

Du kan se historik över tidigare beställningar under fliken Fakturaunderlag. Där visas alla köp som gjorts via appen Västtrafik To Go och beställningar av Västtrafikkort. Historiken kan även laddas ner för uppföljning och rapportering.

Fakturaunderlaget uppdateras i realtid vid biljettköp. Viss fördröjning kan förekomma vid hög belastning. Underlaget sammanställs veckovis per fakturamärkning och ligger till grund för faktureringen.

Fakturamärkning är den text som visas som Er referens på fakturan. Varje enhet har en standardmärkning som är förifylld när du skapar ett biljetterbjudande. Du kan ändra märkningen vid behov, till exempel för att följa interna regler för fakturamärkning i er organisation.

Tips! Kontrollera alltid era interna fakturamärkningsrutiner innan du ändrar.