Allmänt om biljetterbjudande
Ett biljetterbjudande i företagstjänsten gör det möjligt för resenärer att köpa biljetter med företagsfaktura i appen To Go, utifrån de begränsningar du som administratör har satt.
Det kan bero på att resenären:
- Inte är inloggad på sitt konto i Västtrafik To Go
- Har valt fel biljett
- Inte är tillagd i ett aktivt erbjudande
Betalalternativet blir valbart först från erbjudandets startdatum. Begränsningar som max antal köp kan också påverka. Vid kontoproblem hänvisas resenären till Västtrafiks kundservice.
Resenären får en notis när hen läggs till som företagsresenär, men måste själv välja rätt biljett för att se företagsfaktura som betalalternativ.
Ja, du kan ha flera olika biljetter i ett och samma erbjudande. Klicka på knappen Lägg till ytterligare biljett och välj biljettyp- och zon.
Priset beräknas utifrån den specifika resan. Resenären söker upp sin resa i appen och kan köpa biljett med företagsfaktura om erbjudandet tillåter det.
Nej, men appen måste vara nedladdad och resenären inloggad för att kunna köpa biljett.
Ja, men vi rekommenderar att resenären använder sin privata mobil om Västtrafik To Go används i övrigt. Anledningen är att man endast kan ha ett konto i appen, det är kopplat till resenärens personnummer, och du kan bara vara inloggad på en enhet åt gången. Periodbiljetter kan dessutom flyttas till en ny telefon max två gånger inom 30 dagar, vilket gör det viktigt att välja en enhet som används kontinuerligt.
Biljetterbjudande - personalförmån
Välj biljettyp, zon, erbjudandets begränsningar (t.ex. max 1 köp/år), giltighetstid (start- och slutdatum) och kryssa i Personalförmån som typ av erbjudande. Det ni namnger erbjudandet visas för resenären i appen vid biljettköp.
Ja, du kan begränsa biljetterbjudandet genom att exempelvis sätta 1 köp/månad, 3 köp/år etc.
Biljetterbjudande - tjänsteresor
Välj biljettyp, zon, erbjudandets begränsningar (t.ex. max 4 köp/vecka), giltighetstid (start- och slutdatum) och kryssa i Tjänsteresa som typ av erbjudande. Du kan kryssa i att resenären ska ange syfte med resan – det visas i fakturaunderlaget. Det ni namnger erbjudandet visas för resenären i appen vid biljettköp.
Ja, om ni reser tillsammans kan en resenär köpa biljetter åt hela sällskapet i Västtrafik To Go, förutsatt att biljetterbjudandet tillåter det antal köp som krävs. För enkelbiljetter kan flera biljetter köpas i ett och samma köp. För dygnsbiljetter krävs ett köp i taget.
Resenärer
Ja, resenären kopplas via personnummer eller samordningsnummer till sitt personliga konto i appen Västtrafik To Go.
Det går inte att registrera en resenär med skyddad identitet i företagstjänsten, vilket innebär att digitala biljetter inte kan beställas. För att köpa biljetter till resenärer med skyddad identitet kan ni beställa fysiska periodkort via företagstjänsten och namnge kortet till resenärens namn. För enkelresor kan kontoladdningskort beställas via en blankett på Västtrafiks hemsida. Kortet registreras efter leverans.
Ja, men kort kopplade till dem kommer fortfarande vara registrerade till den resenären som tagits bort. Korten går att avregistrera och/eller spärra vid behov.
Om ni vill förbereda för att en medarbetare ska sluta kan ni sätta ett arkiveringsdatum på resenärens profil. Erbjudanden som är tilldelade resenären går inte att nyttja efter arkiveringsdatum. Du kan se arkiverade resenärer under fliken Resenärer – Arkiv och raderas efter 90 dagar från arkiveringsdatum.
Fakturering och köp
Gå till fliken Fakturaunderlag, där kan ni ladda ner en Excel-fil med information. Där syns vem som köpt biljetten, datum och tidpunkt. Fakturaunderlagen går att härleda med hjälp av enhetsnamnet samt fakturaunderlagsnumret (fyra siffror) som står på fakturan.
Du kan se historik över tidigare beställningar under fliken Fakturaunderlag. Där visas alla köp som gjorts via appen Västtrafik To Go och beställningar av Västtrafikkort. Historiken kan även laddas ner för uppföljning och rapportering.
Fakturorna skapas veckovis per fakturamärkning. Det betyder att både digitala biljetter och kortbeställningar hamnar på samma faktura om de har samma fakturamärkning. Om ni önskar få separata fakturor går fakturamärkningen att ändra både per biljetterbjudande och per rad i kortbeställningen.
Nej, men du hittar mer information om vem som köpt biljetten i fakturaunderlaget som finns i företagstjänsten under fliken Fakturaunderlag.
Fakturaunderlaget uppdateras i realtid vid biljettköp och skapas löpande per vecka.
Varje enhet har en fakturamärkning som standard för enheten. Den är förifylld när du skapar ett biljetterbjudanden, men den går att ändra. Märkningen visas som "Er referens" på fakturan.
Västtrafikkort
Du som administratören kan spärra och ersätta kortet i företagstjänsten under fliken Biljetter – Västtrafikkort. Sök upp medarbetaren, klicka på kortraden och välj Spärra och ersätt. Fyll i önskad leveransadress och slutför med Spärra och ersätt. Vill du bara spärra kortet, avmarkera rutan för ersättningskort. Medarbetaren kan även göra detta via Mitt konto, hos Västtrafiks kundcenter eller genom att kontakta Västtrafiks kundservice.
Administration
Som organisationsadministratör går du till menyn Administration och klickar på Lägg till ny administratör. Fyll i uppgifter, välj behörighet och klicka på Spara. Ett mejl med inloggningsuppgifter skickas då till den nya administratören. Är du enhetsadministratör kan du kontakta organisationsadministratören för att få hjälp.
Gå till menyn Administration och sök på den administratör ni önskar ta bort. Klicka på raden med administratörens namn och välj Ta bort administratör.